Planung von Veranstaltungen

Aus Reiterforum-Thueringen

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Nachschlagewerk/ Branchenbuch rund ums Pferd

- Veranstaltungen, Reitferien & Messen -

gefördert durch:

Hajo Seifert
VFD-Reitlehrer A/P

Wer eine Veranstaltung organisieren und durchführen will, kommt leider um Bürokratie und Versicherungsfragen nicht herum, denn ein Veranstalter haftet im Rahmen der so genannten Verkehrssicherungspflicht für alle Schäden, die anderen Personen aus fahrlässigem Verhalten des Veranstalters heraus zugefügt werden.

Da reicht es schon, wenn beispielsweise ein Zuschauer oder Teilnehmer über einen herumliegenden Wasserschlauch oder Hindernisteile stolpert und sich ein Bein bricht. Damit ist nicht zu spaßen, denn selbst bei kleinen Veranstaltungen mit wenig Teilnehmern und Zuschauern kann schnell ein Schadensfall auch in Millionenhöhe entstehen. Und insbesondere die Krankenkassen kennen kein Pardon, wenn es um Regressforderungen für ihre Aufwendungen geht!

Um dieses Risiko des Veranstalters abzusichern, gibt es spezielle Haftpflichtversicheriungen. Ist der Veranstalter ein Verein, so sollte der Verein entsprechend abgesichert sein (zum Beispiel sind alle dem Landessportbund angeschlossenen Vereine entsprechend über den LSB so versichert).

Die tatsächliche Organisation kann dagegen von einer Privatperson durchgeführt werden, wenn sie im Auftrag des Vereins handelt. Weitere Einzelheiten zu den Bedingungen ergeben sich aus den Versicherungsbedingungen des Versicherers.

Ist der Veranstalter dagegen eine Privatperson, so ist eine eigens für die Veranstaltung abgeschlossene Haftpflichtversicherung unerlässlich! Je nach Versicherungsgesellschaft und Größe der Veranstaltung können hier schnell mal 150 bis 400 Euro als Versicherungsprämie zusammen kommen.

Die Grundlage der Beziehungen zwischen Veranstalter und Teilnehmern ist die Ausschreibung und Nennung. Hierdurch wird ein Vertrag zwischen diesen beiden Parteien geschlossen und entsprechend sorgfältig muss auch die Ausschreibung formuliert werden, damit es nicht zu ungewollten Überraschungen und Schäden kommt. Versierte Rittführer und Übungsleiter können hier beratend weiter helfen.

Jede Veranstaltung muss darüber hinaus angemeldet und in vielen Bereichen behördlich genehmigt werden.

Entsprechend der Ländergesetzgebung und der Art und Größe der Veranstaltung können über den Umfang der Melde- und Genehmigungspflichten an dieser Stelle keine allgemein verbindlichen Auskünfte gegeben werden. Hier können die kommunalen Ordnungsämter, Straßenverkehrsbehörde und Forstämter mit Auskünften weiter helfen.

Anmelde- und genehmigungspflichtig sind zum Beispiel immer die Nutzung öffentlicher Verkehrswege (also auch schon nur das Überqueren einer Bundesstraße mit einer Reitergruppe bei der Fuchsjagd oder beim Distanzritt), das Reiten in Feld und Wald, die Abgabe von Speisen und Getränken, Lagerfeuer, Parkplätze auf Wiesen und abgeernteten Ackerflächen, Abspielen von Musik (auch als Hintergrundmusik) bei der GEMA, abendliche Fest- und Tanzveranstaltungen, Durchführung einer Tombola und viele Dinge mehr!

Für einige dieser Genehmigungen werden auch Gebühren fällig, und so manche Behörde wird Auflagen an den Veranstalter erteilen und organisatorische Bedingungen stellen, die zu erfüllen sind. Deshalb ist einem Veranstalter dringend anzuraten, die Genehmigungen möglichst frühzeitig zu beantragen und einzuholen. Ist der Veranstalter ein gemeinnütziger Verein, gelten zum Teil Sonderregeln, es wird also auf diesem Weg billiger!

Nicht vergessen sollte ein [[Kategorie:Vereine|Veranstalter}} die eventuell notwendig werdende Erste-Hilfe-Leistung für teilnehmende Pferde und Menschen. Nicht immer ist gleich die ständige Anwesenheit eines Tierarztes erforderlich, aber selbst bei kleineren Veranstaltungen sollte immer schon im Vorfeld sicher gestellt werden, dass ein Tierarzt kurzfristig erreichbar ist und auch vor Ort erscheinen kann, also zu diesem Zeitpunkt im Dienst ist.

Die ständige Anwesenheit von Rettungssanitätern selbst bei kleinen Veranstaltungen hat sich ebenso bewährt wie die Vorinformation des örtlich zuständigen Rettungsdienstes über die Veranstaltung und den eventueller Streckenverlauf im Gelände (mit Karte). Bei größeren Veranstaltungen werden die Ordnungsämter sowieso entsprechende Auflagen erteilen und die Anzahl der Sanitäter und Rettungsfahrzeuge festlegen. Es hat sich bewährt, hier schon bei der Antragstellung eigene Vorschläge zur Absicherung zu unterbreiten und nicht erst auf Auflagen zu warten, die häufig weit kostenintensiver ausfallen!

Zur Unterbringung der Gastpferde auf Weidepaddocks kann angeraten werden, das der Veranstalter nur die jeweilige |Wiese zur Verfügung stellt und jeder Pferdehalter oder Reiter sein Zaunmaterial selbst mitbringt und aufstellt. Die Ansprüche der Reiter sind zu unterschiedlich, als dass man allen Wünschen gerecht werden könnte, und der Veranstalter spart sich so viel Ärger. Abgesehen davon müsste er für die Paddocksicherheit/Hütesicherheit haften, wenn er die Zäune selbst stellt.

Bei Geländestrecken hat der Veranstalter zu beachten, dass insbesondere an Punkten besonderer Gefahrenquellen (etwa Hindernisse) Rettungsfahrzeuge heranfahren können müssen und gegebenenfalls auch Sanitäter zur Verfügung stehen. Ist dies nicht der Fall und geschieht dadurch die Verschlimmerung eines eingetretenen Schadens, kann der Veranstalter aus der Verletzung der Verkehrssicherungspflicht haftbar gemacht werden!

Öffentliche Sportveranstaltungen sowie Tanz- und Musikveranstaltungen dürfen nicht am Karfreitag, am Totensonntag oder am Volkstrauertag stattfinden. Wer es dennoch versucht, riskiert nicht nur ein saftiges Bußgeld, sondern auch die polizeiliche Schließung seiner Veranstaltung (so genannte "Stille Tage" nach Feiertagsgesetz, an welchen derartige Veranstaltungen gesetzlich verboten sind!). Eine Sportveranstaltung soll ebenfalls nicht zu Zeiten des örtlichen Gottesdienstes stattfinden; auch das ist nach vielen Länder-Feiertagsgesetzen ausdrücklich verboten.

Keine Veranstaltung kommt ohne den Einsatz vieler ehrenamtlicher Helfer aus. Hier lieber großzügig planen, denn oftmals kommt es zu unvorhergesehenem Bedarf und dann ist es gut, ein paar helfende Hände mehr zur Verfügung zu haben. Helfer kommen bestimmt gerne nächstes Mal wieder, wenn ihr Einsatz entsprechend gewürdigt wird, vor Ort, oder noch besser auch auf einer kleinen, späteren Helferfete!

Für einen Veranstalter gilt es viele Dinge, Gesetze und Verordnungen, aber auch Kleinigkeiten zum Wohl von Tier und Mensch zu beachten und zu organisieren, damit es eine gelungene und gute Veranstaltung werden kann. Wer dies zum ersten Mal macht, sollte sich von erfahrenen Veranstaltern beraten und helfen lassen, um so langsam in diese neuen Aufgaben hineinwachsen zu können.

--Hajo Seifert 16:20, 14. Dez. 2007 (CET)